Por Tanya Flores
Para quienes que se perdieron la Parte 1 de “Reglas para Tener un Día Más Eficaz”, lo pueden encontrar en la página de internet de este periodico impactolatino.com y en www.tanyaflores.com. Les comparto la continuación de unas excelentes pautas para tener un día productivo.
5. Haz una lista de prioridades.
Las prioridades son las cosas que tienen más importancia. En este momento te pido que traigas a la mente a tu mamá. Piensa cuando estabas ansiosa por comerte la deliciosa nieve que había en la nevera y ella te decía: "¡primero comete tu comida!", pero tú preferías comerte el postre.
Hacer una lista de prioridades al principio puede ser como comer alguna comida horrible que no te gusta. ¿Cuál es esa tarea que en este momento no te quieres comer? ¿Qué es lo más importante? ¿Qué tiene que ser completado antes de que despierten tus niños o que el mundo te empiece a llenar con sus demandas? ¿Qué actividades tienen fecha de vencimiento? ¿Cuáles tareas, a las cuales aún no se les ha asignado una fecha de plazo debes completar? ¿Qué actividades te generarán más resultados? Esas son las tareas que tienen que estar en tu lista de prioridades. Muchas veces no es muy fácil comerse la comida que no nos gusta, pero después de hacerlo sabe mucho más rico el postre.
Tus tareas pueden entrar en cuatro categorías.
1º Urgente (Urgente)
2º Prioridad, sin fecha de vencimiento (No urgente)
3º. Actividades que consumen tiempo; correos electrónicos o revisión de papeles. (Urgente)
4º. Cosas que no debes hacer; correos electrónicos personales, ver televisión, chatear, o ir de compras… ¡Tú sabes cuales son! (No urgente)*
*Adaptado de la fuente: u.nus.edu.sg
Mucho ojo: el renglón de las actividades no urgentes tiene prioridad porque, si no las realizas ahora, se convertirán en urgentes. Asegúrate de incluir actividades de las categorías #1 y #2 durante el día.
Aléjate de las actividades que no son importantes, muchas veces puedes delegarlas o descartarlas.
Sé que la aplicación de estas reglas puede ser un desafío para ti, pero te aconsejo que tomes algunas de ellas y las vayas aplicando día a día. De esa manera trabajarás de una manera más efectiva y darás un giro positivo al manejo de tu tiempo. No es necesario que te mates trabajando, aprende a ahorrar tiempo y alcanza el éxito.
6. Comunicación más efectiva.
Es mejor mantener una buena comunicación para que las personas con las que trabajas o con las cuales colaboras en tu familia sepan qué esperar en relación con tu comunicación.
● Llamadas: Mantén las llamadas dentro de cierto horario y planea lo que piensas hablar antes de marcar, para que no tengas que llamar varias veces a la persona.
● Correos electrónicos: Comunícate a través del correo electrónico solo cuando necesites una respuesta inmediata. Si la conversación tendrá varios correos entonces mejor llama a la persona. Si la comunicación incluye a más de una persona, se podrá hacer por correo si es que no pueden hacer una cita para una reunión por teleconferencia.
● Si recibes un correo electrónico asegúrate de responder dentro de las siguientes veinticuatro horas. Si el mensaje que envíes tiene tiempo de expiración, entonces asegúrate de explicar que es con carácter de urgencia.
● Reuniones de Familia o de Trabajo: Para que las reuniones sean efectivas asegúrate de planearlas con anticipación y que los participantes tengan una agenda. Antes de pedir que alguien esté en una reunión pregúntate si esa persona participará o recibirá información relevante que amerite el costo de la reunión. No pretendo que lleves todas las reuniones de familia con una agenda, pero sí que sepan cuáles puntos tratarán. Cuando mi esposo y yo nos reunimos, platicamos acerca de cuánto tiempo va a tardar la reunión y qué puntos vamos a tratar, con el objetivo de que no se desvíe la comunicación. Esas reuniones son importantes porque luego puedes disfrutar de los días sin interrupciones innecesarias sobre quién hará qué tarea en el hogar o quién cubrirá qué costos. Una familia organizada es una familia feliz y con menos estrés.
Me gustaría saber de ti y que técnicas utilizas para organizar mejor tu tiempo. Las puedes compartir en el portal www.tanyaflores.com o mandándome un correo a [email protected]. Te deseo una maravillosa semana: productiva, llena de paz, amor y salud. ¡Nos vemos la próxima semana mujer guapa!